Geen bijtelling privégebruik auto? Zorg voor een kilometeradministratie.

30 mei 2019

Heb jij of een van je medewerkers een auto van de zaak, waar je geen privé kilometers mee rijdt (niet meer dan 500 kilometers per jaar)? En denk je geen kilometeradministratie nodig te hebben? Dit zou mogelijk weleens een verkeerde conclusie kunnen zijn bij een belastingcontrole.

Als werkgever kun je de bijtelling van de auto voor privégebruik achterwege laten als je niet meer dan 500 privé kilometers op jaarbasis rijdt. Werknemers kunnen bij de belastingdienst een verklaring aanvragen. Met een kopie van deze verklaring kan de bijtelling in de loonadministratie achterwege blijven.

Tot hier is er geen probleem voor u. Maar wat als de belastingdienst nu bij u over de vloer komt? Als de belastingdienst aan kan tonen dat er sprake is van meer dan 500 privé kilometers kunnen ze de bewijslast bij u neerleggen. Maar hoe bewijst u dit nu wanneer u geen kilometeradministratie heeft bijgehouden? U veronderstelde nog dat dit niet noodzakelijk was.

Zonder een sluitende kilometer administratie is het erg moeilijk aan een rechter aan te tonen dat er minder dan 500 kilometers voor privédoeleinden zijn gereden op jaarbasis. Het slechts aantonen van minder dan 500 privé kilometers zal niet volstaan. Er moet sprake zijn van overtuigend bewijs. Het aangeven dat u over een tweede auto privé beschikt volstaat hier niet bij. Ook de onderbouwing van een achteraf gevoerde kilometeradministratie is mogelijk onvoldoende bewijs.

De rechter zal naar de betrouwbaarheid van de kilometeradministratie kijken. De belastingdienst controleert uw kilometeradministratie met:

  • Uw agenda
  • Opgegeven kilometerstanden bij de onderhoudsbeurten door de garage
  • Brandstofbonnen

Er dient overtuigend bewijs te zijn en er is een zware bewijslast dat er geen privégebruik is. U bewijs moet elke twijfel te boven gaan.

Gevolg is dat de belastingdienst u het privégebruik alsnog met terugwerkende kracht in rekening brengt over de jaren die het betreffen en daarboven op volgt een rente. Als laatste kan de belastingdienst u ook nog een verzuimboete opleggen, maar dit ligt aan de casus.

Wij adviseren u dan ook wanneer u kiest geen bijtelling aan te houden, te zorgen voor een sluitende kilometeradministratie. Dit kunt u schriftelijk doen via een boek dat u kunt kopen voor de registratie bij de boekhandel, maar ook digitaal via Excel. Tevens zijn er ook mogelijkheden middels registratiesystemen die u kunt laten inbouwen. En als u een nieuwe auto rijdt, dan zijn er zelfs bij sommige automerken mogelijkheden om u reizen te laten registreren via een app.

Terug naar overzicht

Martijn Boleij

Adviseur | Eigenaar
Martijn Boleij
Neem contact op